Cada dia s’imprimeixen milions de pàgines de documents transaccionals que s’envien a clients de tot el  món. Aquests extractes, factures, confirmacions, rebuts i notificacions, per nombrar-ne uns quants, són variables per definició en el sentit que s’adrecen a una persona o família determinada.

Normalment aquests documents s’envien als clients en sobres que contenen altres materials impresos separats, els documents transaccionals és seleccionen immediatament de la resta amb la finalitat d’utilitzar-los, en alguns casos, l'ús  a què es destinen depèn de l’habilitat que tinguin per transmetre un missatge de forma clara i concisa. La resta de documents es revisa per sobre i en molts casos es llencen a la paperera.

 És aquí on hi ha una oportunitat.

Amb les noves funcions dels motors d’impressió digital, els documents transaccionals que incloïen gràfics i diagrames en blanc i negre, incorporen ara colors impactants per atreure l’atenció del lector i destaquen la importància del missatge. Les primeres companyies en utilitzar aquest sistema han estat les de serveis (aigua, gas, electricitat) però moltes altres empreses se’n poden beneficiar.
A més a més, alguns missatges rendibles de màrqueting com les vendes creuades i altres ofertes “promocionals” poden integrar-se en el cos del document transaccional utilitzant imatges a tot color, gràfics i text variable, d’aquí procedeix el terme “missatges promocionals transaccionals”.