Cada día se imprimen millones de páginas de documentos transaccionales que se envían a clientes de todo el  mundo. Estos extractos, facturas, confirmaciones, recibos y notificaciones, para nombrar unos cuantos, son variables por definición en el sentido que se dirigen a una persona o familia determinada.
Normalmente estos documentos se envían a los clientes en sobres que contienen otros materiales impresos separados, los documentos transaccionales se seleccionan inmediatamente del resto con la finalidad de utilizarlos. En algunos casos, el uso al que se destinan depende de la habilidad que tengan para transmitir un mensaje de forma clara y concisa. El resto de documentos se revisa por encima y en muchos casos se tiran.

Es aquí donde hay una oportunidad.

Con las nuevas funciones de los motores de impresión digital, los documentos transaccionales que incluían gráficos y diagramas en blanco y negro, incorporan ahora colores impactantes para atraer la atención del lector y destacan la importancia del mensaje. Las primeras compañías en utilizar este sistema han sido las de servicios (agua, gas, electricidad) pero muchas otras empresas pueden beneficiarse de él.
Además, algunos mensajes de marketing rentables como las ventas cruzadas y otras ofertas “promocionales” pueden integrarse en el cuerpo del documento transaccional utilizando imágenes a todo color, gráficos y texto variable, de aquí procede el término “mensajes promocionales transaccionales”.