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IV CONVENCIÓN DE TURISME DE BARCELONA

El turismo ha sido y es el protagonista de la vida económica y social de Barcelona. El pasado 14 de noviembre, Turisme de Barcelona, entidad que promueve la ciudad desde el punto de vista turístico ha celebrado su 4ª convención y su 20 aniversario.

Para la gestión y organización del evento, Turisme de Barcelona ha contado con los servicios de marketing on line de Repro Disseny. El objetivo era claro: conseguir 450 asistentes ( miembros, profesionales y empresas del sector turístico).

Para ello, creamos la microsite del evento que incorporaba un formulario con los datos de los contactos ya visibles, lo cual facilitaba el proceso de registro. Este proceso podía hacerse incluso, desde un Smartphone ya que la web estaba adaptada para dispositivos móviles.

El siguiente paso, fue programar una campaña de e-mail marketing para conseguir asistentes de forma rápida (invitación, entrada personalizada, recordatorio, agradecimiento post-evento ).

 

Paralelamente se envió también una invitación impresa a los destinatarios.

La agencia de comunicación, MAHALA, era la responsable de la secretaria técnica y el seguimiento de los invitados.

Para ayudar a MAHALA en esta tarea, creamos un Back Office on line que permitía seguir en tiempo real la respuesta de los invitados, así como hacer anotaciones y extracciones de la base de datos original.

El resultado fue un seguimiento personal muy efectivo.

Como en la mayoría de los eventos, el proceso de validación de las entradas es clave y debe ser lo más rápido posible para no generar colas que desesperan a los invitados.

Para agilizar este proceso, optamos por 2 soluciones:

-La acreditación sirvió de identificador

Cuando una persona se registraba para acudir a la cita, recibía automáticamente por e-mail una acreditación personalizada que debía presentar impresa en la recepción del evento.

La acreditación ofrecía la particularidad, que una vez plegada en cruz, se convertía en un identificador ideal para colocar en el lanyard que entregaban las azafatas.

-Programa de validación de entradas + lectores QR

Creamos un programa sencillo que permitía validar las acreditaciones, con la finalidad de conocer a posteriori,  las personas que finalmente asistieron a la Convención.

Como las acreditaciones incorporaban un código QR personalizado, dotamos a cada azafata de un lector de códigos de 2 dimensiones para que pudiera validar cada entrada en cuestión de segundos.

Una vez finalizada la convención y para cerrar este magnífico acto,  enviamos un e-mail personalizado de agradecimiento a los asistentes para que pudieran ver en la microsite las fotografías, presentaciones de los ponentes e incluso los vídeos de la Convención.

 

Resultados de la campaña

  • Éxito de asistencia: 600 personas (+30% del objetivo inicial )
  • Campaña ágil y eficaz.
  • Buena valoración por parte de los asistentes ( imagen positiva de marca )

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