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Los artículos para eventos garantizan el éxito en su organización
Cualquier acto de relación social que se organiza con el propósito de transmitir un mensaje a un público determinado para alcanzar un efecto o un resultado en dicho público es un evento. Diariamente se efectúan innumerables actos de todo tipo para público y objetivos muy diversos.
La organización de un evento suele ser compleja, se trata en primer lugar de causar una gran impresión, frecuentemente hay muchos nervios y poco margen para la improvisación, contar con elementos y pequeños detalles que nos la faciliten, así como una empresa implicada y con experiencia en los mismos, tiene el retorno asegurado.
Consejos para un evento exitoso
¿Dónde se va a celebrar el evento?
Partiendo de la base que ya hemos decidido dónde se va a realizar, es importante tener en cuenta sus características. ¿Es interior o exterior? ¿Qué dimensiones tiene? ¿Disponemos de todos los servicios necesarios, aseos, accesos, medios de transporte, electricidad, agua, etc.?
Dia y hora de celebración
Debemos planificar según la estación del año estando atentos a la previsión meteorológica sobre todo si se realiza en el exterior. Es recomendable tener previsto un plan de contingencia alternativo en caso de lluvia.
¿Cuál es nuestro público objetivo?
En función de sus características deberemos diseñar el acto y comunicarlo utilizando los canales de comunicación más adecuados. Igualmente, es importante cuantificar la previsión de participantes intentando asegurar las confirmaciones días antes de su celebración.
¿Cuáles son los objetivos del evento?
En función de los resultados que deseemos obtener definiremos unos objetivos claros que debe tener conocimiento toda la organización que participe en el evento.
¿Cómo se va a celebrar?
La organización del evento debe contar con una planificación sobre las tareas que debe realizar cada miembro del equipo. Es necesario contar con una lista exhaustiva de todos los materiales necesarios para cada situación y realizar un seguimiento constante de su nivel de actualización.
¿Cuántas personas van a participar?
Este es un dato clave ya que en función del número deberemos dimensionar todos los elementos necesarios para su desarrollo y también que cantidad de personas deben formar nuestra organización para cubrir todos los flancos previstos.
Cuidar hasta el último detalle
No se puede dejar nada al azar, todo debe estar meticulosamente previsto incluyendo para caso un plan alternativo ante posibles deficiencias o complicaciones, todo tiene que quedar escrito.
La hora prevista de llegada de los invitados, la hora de partida, en qué momento se van a producir los breaks, cuando se van a servir comidas y bebidas, debe acudir algún invitado VIP, habrá prensa, se realizarán discursos, quien se va a encargar de la música, etc.
En Repro Disseny llevamos muchos años contribuyendo a organizar eventos de forma exitosa y nuestra experiencia nos avala para cualquier situación en que se precise de nuestros servicios.